司法部公共法律服务管理局、中国公证协会关于规范涉外公证业务管理有关工作的通知

  涉外公证管理工作是公证管理工作的重要组成部分，涉外公证书是服务我国对外民商事交往的重要内容。加强和规范涉外公证管理，对提高涉外公证服务质量，保障我国公民和法人的合法权益、维护我国公证形象具有重要意义。为进一步规范涉外公证管理工作，明确责任、严明纪律，确保涉外公证执业秩序，现就有关工作通知如下。

  一、强化公证机构对涉外业务的管理。各地公证管理机构要支持公证机构强化涉外业务的管理，依法依规对公证员办理涉外业务进行具体监管。公证机构要建立完善涉外业务管理制度，加强内部质量控制管理，培养具备相应外语水平、具备一定工作经验的公证员办理涉外业务，杜绝因业务不熟或低级错误，导致涉外公证书被拒绝认证或被外方退回等情况的发生。

  二、及时完成印章电子化备案 。自2020年6月1日起，新增的公证机构以及公证员印章涉外备案，应通过全国公证管理系统办理，各地司法行政机关不再接受纸质印章备案。各公证机构、公证员应自开始办理涉外业务前5个工作日，将公证机构以及公证员印章上传管理系统进行备；印章更换的应当在更换当日上传备案。备案印章（签名章）的图形与实物印章应当一致。备案完成后，方可用于办理涉外公证业务。10月1日前，全国已完成备案的公证机构、公证员，应当在全国公证管理系统逐步完成电子印章（签名章）录入。

  三、依法规范进行公证书查核。有关单位、个人向司法行政机关提出设计公证书内容的查核，符合复查情形的，应告知其依照《公证法》第三十九条规定的公证机构复查程序办理。司法行政机关传递有关部门、单位查核文书的，应通过全国公证管理系统向公证机关递交。

  四、抓好专用水印纸管理和涉外业务培训。各地公证管理部门要依托全国公证管理系统，做好公证专用纸的申领、使用和检查监督工作，制定完善并严格执行公证水印专用纸管理规范，确保责任明确、使用留痕、可溯可查，切实防止遗失、被盗情况的发生。加加强涉外公证业务培训，加强与外事部门的联系，根据日常自查检查和领事认证等用证部门的反馈情况，针对性地开展涉外业务技能培训，切实提高涉外公证业务质量。

  五、落实涉外公证质量监管责任。公证机构对办理涉外公证连续出现错误、导致不良影响的公证员，要依法依规进行警示教育和离岗培训。公证协会按照《公证程序规则》第六十四条、六十七条的规定，对公证机构复查处理工作进行监督管理，对日常发现的违法违规线索及时调查处理。公证机构、公证协会在涉外业务方面的自律管理情况应及时向司法行政机关报告；司法行政机关发现违法违规行为的，要及时立案调查、依法严肃处理。

  六、加强涉外机构与涉外中介往来管理。各公证机构应规范与翻译代办、涉外劳务、旅游留学等中介机构的往来，加强业务、收费、人员管理，不得委托中介人员代办公证业务，不得转嫁审查核实责任，严禁不经审查核实、不经立卷归档、不经受案登记，违规批量办理涉外业务。违反上述规定的，司法行政机关、公证协会要及时查处，依法依规严肃追究公证机构负责人的管理责任。（摘编自2020年5月12日司法部政府网）